Teamleitung Administrative Services – Verwaltung, Einkauf, Logistik und Fuhrpark (m/w/d)

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Vollzeit

Festanstellung

Wo Du mit anpacken kannst

Du übernimmst die operative Leitung unseres knapp zehnköpfigen Teams aus den Bereichen Verwaltung, Einkauf & Logistik sowie Fuhrparkmanagement und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles rund läuft.
Du bist erste:r Ansprechpartner:in für Dein Team im Tagesgeschäft, unterstützt bei Herausforderungen und schaffst die richtigen Rahmenbedingungen, damit alle gemeinsam erfolgreich arbeiten können.
Du triffst administrative Entscheidungen, behältst Ressourcen und Prioritäten im Blick und sorgst für eine verlässliche Planung im Arbeitsalltag.
Du hältst die Fäden zwischen Verwaltung, Einkauf & Logistik, Fuhrpark sowie angrenzenden Bereichen wie Buchhaltung und Personal zusammen und sorgst dafür, dass Informationen genau dort ankommen, wo sie gebraucht werden.
Du sorgst für transparente Prozesse und reibungslose Übergänge, damit unsere administrativen Bereiche Hand in Hand mit dem restlichen Unternehmen arbeiten.
Du hältst das operative Tagesgeschäft zuverlässig am Laufen und behältst Verträge, Fristen und Laufzeiten jederzeit sicher im Blick.
Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten und sorgst dafür, dass auch über Unternehmensgrenzen hinweg alles reibungslos ineinandergreift.
Du hinterfragst bestehende Abläufe, erkennst Verbesserungspotenziale und entwickelst unsere administrativen Prozesse pragmatisch weiter.
Du arbeitest im engen Schulterschluss mit unserer Geschäftsleitung, stimmst administrative Themen regelmäßig ab und bereitest Kennzahlen so auf, dass aus Zahlen fundierte Entscheidungen werden.
Diese Position ist regional verankert: An bis zu einem Tag pro Woche kannst Du im Homeoffice arbeiten, die übrige Zeit bist Du gemeinsam mit Deinem Team vor Ort in unserem Büro in Jena.

Was Du mitbringen solltest

Du hast bereits Erfahrung in der fachlichen und disziplinarischen Führung von Mitarbeitenden, kleineren Teams oder administrativen Projekten gesammelt – zum Beispiel als Teamleitung oder stellvertretende Leitung.
Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Büromanagement, Groß- und Außenhandel oder in der Spedition, oder über ein vergleichbares Studium.
Du bringst fundierte Erfahrung aus der klassischen Verwaltung oder einem der Bereiche Einkauf & Logistik oder Fuhrparkmanagement mit.
Organisation liegt Dir im Blut: Auch wenn viele Themen gleichzeitig Fahrt aufnehmen, behältst Du den Überblick, setzt die richtigen Prioritäten und arbeitest strukturiert sowie lösungsorientiert.
Du führst Dein Team auf Augenhöhe, förderst ein vertrauensvolles Miteinander und packst auch selbst mit an, wenn es im Verwaltungsalltag einmal eng wird.
Du kommunizierst klar, wertschätzend und verhandlungssicher – im Team genauso wie gegenüber Dienstleistern, Lieferanten und der Geschäftsleitung.
Um bei uns richtig Fuß zu fassen, beherrschst Du Deutsch fließend auf mindestens C1-Niveau, da Deutsch unsere interne Sprache für den intensiven Austausch im Team ist.

Warum wir?

Wir sind ein offenes und ambitioniertes Team von über 750 Mitarbeiter:innen, das Kundenorientierung wirklich lebt und gleichzeitig Spaß hat. Bei uns herrscht auch nach über 10 Jahren eine Startup-Atmosphäre, die neben dem legendären Obstkorb auch vielseitige Perks wie eine steuerfreie Shoppingkarte, Dienstrad-Leasing und Gesundheitskurse (z.B. Yoga, Rückentraining und mental Health) anbietet - sowohl online als auch im Büro.
Je nach Einsatzgebiet (und das sind mindestens 75% aller Unternehmensbereiche) bieten wir all unseren Kollegen flexible Arbeitszeiten und Home Office an. Wir verstehen uns als eng zusammenhaltendes Team mit Kooperations- statt Wettbewerbs-Atmosphäre. Außerhalb der Arbeit organisieren wir Events wie Beachvolleyball im Sommer, Grillfeste, Kochabende oder Paddeltouren.

Deine Vorteile bei uns:

Super Team und flache Hierarchien
Job Crafting/individuelle Arbeitsgestaltung
Flexible Arbeitszeiten
Weiterentwicklung
Home Office/Mobiles Arbeiten
Team Events
Förderung der physischen und psychischen Gesundheit
Betriebliche Altersvorsorge
Betriebliche Krankenversicherung
Dienstradleasing/Jobrad
Hardwareleasing
Mitarbeiterrabatte
Betreuungkostenzuschuss/ Kita-Zuschuss
Erholungsbeihilfe
Essenszuschuss
Fahrtkostenzuschuss
Auslandsarbeit

Überzeugt? Dann bewirb Dich jetzt bei uns!

Lade Deine aussagekräftige Bewerbung inklusive Anschreiben, Lebenslauf und der relevanten Zeugnisse (Schul-, Ausbildungs-, Uni- und Arbeitszeugnisse) ganz einfach online auf unserer Homepage hoch. Sobald Deine Bewerbung bei uns angekommen bist, erhältst Du eine automatisch Bestätigung per Mail.

Du hast noch Fragen? Dann wende Dich ganz einfach an unsere Personalabteilung. Sabrina, Tom, Aline, Tamar und Laura stehen Dir gerne bei Rückfragen zur Verfügung. Du erreichst sie unter jobs@zollsoft.de. Weitere Informationen findest du auch auf unserer Website.

Über uns

Wir sind ein innovatives, kreatives und nicht mehr ganz so junges Familienunternehmen mit Sitz unweit des Paradieses in Jena. Gemeinsam als Team entwickeln wir tomedo®, unsere rasant wachsenden Apple-basierten Software für Arztpraxen, die in unabhängigen Umfragen die höchste Kundenzufriedenheit erzielte, immer weiter.

Flache Hierarchien und ein kommunikatives Miteinander geben Deiner Kreativität und Deinen Ideen Spielraum zur Mitgestaltung spannender Projekte. Home Office und flexible Arbeitszeiten geben Dir außerdem die Chance, Deinen Alltag ganz nach Deinen Vorstellungen zu gestalten. Wir bieten Dir die Chance, Dich weiterzuentwickeln und das Wachstum der zollsoft GmbH aktiv voranzutreiben.

Worauf wartest Du noch? Werde auch Du ein zollsoftie und wachse mit uns!